Het beheren van de financiën voor het huishouden kan overweldigend zijn, vooral als je kijkt naar het aantal maandelijkse rekeningen, ontvangstbewijzen, loonstrookjes, rekeningafschriften en ander essentieel papierwerk dat maandelijks in je huis arriveert. Het is gemakkelijk om alles wat je nodig hebt uit het oog te verliezen, maar een goed organisatiesysteem kan alles binnen handbereik houden.
Organiseer je systeem
Begin met een goed systeem. En ja, je kunt eindigen met twee archiveringssystemen: één voor fysiek papierwerk en één voor digitale documenten. Natuurlijk kun je alles samenbrengen door naar behoefte documenten af te drukken of te scannen, maar dat is uiteindelijk aan jezelf. Het belangrijkste is dat je een systeem maakt om de belangrijke papieren te bewaren en te categoriseren.
Het is handig om mappen te hebben voor elke belangrijke categorie. Enkele voorbeelden zijn: gezondheid, werk, bankieren, creditcards, belastingen, investeringen, huis, auto’s, verzekeringen, grote aankopen en andere leningen.
Bekijk wekelijks alle documenten die in de e-mail zijn aangekomen of in je brievenbus zijn beland en sorteer alles in deze mappen. Hoewel sommige items kunnen worden weggegooid (nadat ze zijn versnipperd), wil je verzekeringspapieren, bonnetjes voor grote aankopen, rekeningafschriften, loonstrookjes, gezondheidsformulieren en alles wat met je belastingen te maken hebben, bewaren.
Maak een map aan voor de belastingen van het lopende jaar. Als je alles op één plek hebt, wordt het gemakkelijker in de belastingtijd om het te verwerken.
Rekeningen apart houden
Huishoudelijke rekeningen – alles wat wacht om betaald te worden – moeten via een apart systeem worden ingediend. Sorteer je facturen op vervaldatum en voeg ze toe aan de map van de maand waarin ze verschuldigd zijn. Je kunt rekeningen ook volgen in een persoonlijk financieel programma, spreadsheet of met een app voor geldbeheer.
Het is het beste om de huishoudelijke rekeningen wekelijks te betalen, maar als je maar een paar rekeningen hebt, kun je ze tweewekelijks of maandelijks betalen. Online betalingssystemen voor facturen zijn een geweldige manier om georganiseerd te blijven, geld te besparen op postzegels en je betalingen snel te verwerken.
Opschonen
Doorloop regelmatig, halfjaarlijks of jaarlijks, alle mappen en ruim alles op dat je niet langer nodig hebt. Als een van de mappen te vol raakt, verdeel ze dan op jaarbasis en bewaar nieuwere informatie vooraan in de dossierlade, zodat deze beter toegankelijk is.
Hoe lang moet je documenten bewaren? Dit is afhankelijk van het document. De meeste belastingdocumenten moeten ten minste 5-10 jaar worden bewaard. Kwitanties voor grote aankopen en titelinformatie moeten worden bewaard zolang je het bijbehorende item hebt. Afschriften en andere documenten die maandelijks worden ontvangen, kunnen na een jaar (of minder) worden weggegooid.
Hoewel het organiseren in het begin enige tijd kan duren, zal het voor je gemakkelijker worden als je al jouw financiële informatie op de juiste manier hebt gesorteerd.